مدیر الكترونیك؛ یک الزام
مقدمه
طبق نظر بسیاری از اقتصاددانان، متخصصان و آینده نگرها در سالهای اخیر انقلابی مشابه انقلاب صنعتی به وقوع پیوسته كه جهان را وارد ” عصر اطلاعات“ ساخته و بسیاری از جنبههای اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی حیات بشر را دستخوش تحولی عمیق نموده است. یكی از ابعاد این تحول، تغییرات عمیقی است كه در فناوری اطلاعات به وجود آمده است(مومنی، 1381). چشمانداز جهان با بهره گیری فناوری اطلاعات بسیار متفاوت اززندگی امروز ماست. فرزندانی كه درقرن آینده متولد خواهند شد شهروندان جامعه اطلاعاتی نامیده می شوند؛ جامعه ای كه درآن زندگی اقتصادی و اجتماعی افراد جامعه شدیدا تحت تاثیر فناوری اطلاعات وارتباطات است و در محیط كار، منزل و هنگام تفریح با زندگی مردم عجین شده است.كیفیت زندگی انسانها تحت تاثیر زیرساختهای ارتباطی با ظرفیت بالا و پر سرعت در تمام جهان برای انتقال نوشته ها، صدا، اسناد، تصاویر، طرحها و ... دائما ارتقا می یابد و اطلاعات افراد را در تمام ابعاد تحت تاثیر خود قرار می دهد (ساموئلسون و واریان، 2002).
اصطلاحاتی همچون تجارت الكترونیكی، دولت الكترونیكی، آموزش الكترونیكی، جامعه الكترونیكی و... به گوش عموم مردم آشنا هستند و چنین به نظر می رسد که فناوری اطلاعات یكی از ابزارهایی است كه با جذب و بهكارگیری صحیح، دقیق و سریع آن می توان در عرصه پر رقابت امروز پیروز شد. در عصر فناوری اطلاعات، سازمانها به سازمانهای الکترونیک تبدیل شده اند وكاركنان خارج از فضاهای فیزیکی به فعالیت مشغولند. علاوه بر این تغییرات فناوری و نیروی بی حد و مرز اینترنت باعث شده است که مشتریان بیش از گذشته به سازمان نزدیک شوند. به گفته یکی از مدیران مایکروسافت" هر زمان احساس شکست کردید از مشتریان خود سئوال کنید و از همکاری و مساعدت آنها در پیشبرد اهداف سازمان کمک بگیرید." با این اوصاف محیط جدید فرصتی تازه برای عملی كردن مهارتهای مدیریتی است. اما سئوال این است که كلید موفقیت چیست؟(برک،2004)
رهبری و مدیریت الکترونیک
جهان الکترونیک نیازمند فصل مشترک میان انسانها و فناوری است و کلید دستیابی به نتایج موفقیت آمیز به مدیریت تحول گرایی بستگی دارد که سازمان ، کارکنان و تجارت الکترونیک را به خوبی هدایت کند. تاکید بر کارآفرینی، توجه ویژه به خلاقیت و نوآوری، هدایت و رهبری مبتنی بر اصول فنی، فرهنگ سازی موثر و توسعه مهارتهای ارتباطی از عمده ترین وبژگیهای عصر دات کام است ؛ عصری که به شدت حوزه مدیریت و رهبری را چالش برانگیز ساخته است ( رافونی،2001) به اعتقاد سگال " 90 درصد مشكلات شركتها در فعالیتهای آنلاین ناشی از مدیریت است نه فناوری." تلفیق نظام مدیریتی و نظام فناوری مستلزم داشتن رابطه همه جانبه با مشتری، کارکنان و سازمان است. تخمین زده می شود تا سال 2013 هر یازده ساعت یکبار، اطلاعات دوبرابر شود. به این سرعت تغییر، افزایش رقابت و تغییر سلیقه و ذائقه مشتری نیز باید اضافه شود. بنابراین در صورت عدم مدیریت درست، از دست دادن یک مشتری به قدری سریع اتفاق می افتد که می توان آن را به کلیک کردن بر موس کامپیوتر تشبیه کرد( برک، 2004).
مدیریت الکترونیک چیزی بیش از یک تلاش گروهی یا اجتماعی برای تحقق اهداف سازمان است و در واقع به این موضوع اشاره می کند که چگونه مدیریت در پرتو اقتصاد شبکه ای و تجارت الکترونیک تکامل مییابد. نسل الکترونیک، صدای غالب قرن 21 است و مدیریت الکترونیک به منزله پلی است که این افراد را در جهت عملکرد بهتر یاری می رساند( رهبری الکترونیک در دنیای شبکه، 2000).
در مدیریت الکترونیک اگرچه نقشها تغییر عمده ای می یابند، اما بسیاری از مهارتهای اصلی مدیران همان مهارتهای متداول و سنتی است. سازماندهی ساز و كار، نظارت، انگیزش، تیم سازی، تضمین كیفیت، رفع نواقص، رسیدگی، نظام مند كردن امور و اقدام در جهت بهبود اوضاع. تفاوت در فرآیند تعامل با كاركنان، كار و مشتریان واقع می شود.
افرادی كه ریشه در كاركردهای سنتی دارند غالبا معتقدند كه مدیران بایستی همواره در دسترس و دم دست باشند تا با مسائل سازمان و کارکنان دست و پنجه نرم كنند. این مورد می تواند در كارهای معینی كه راهكارهای فیزیكی و یدی می طلبد مصداق داشته باشد، اما برای بسیاری از وظایف مدیریتی در محیط كاری الكترونیك پایبندی به یك مكان ثابت، کارآمد نیست.
در رهبری و مدیریت الکترونیک، خصوصیات خاص مدیران در ایجاد سازگاری، رشد سریع و مهارت نوآوری بسیار حائز اهمیت است. عصر اینترنت نیاز به تغییر مهارت های مدیران و نحوه یادگیری آنان ایجاد كرده است. به منظور یكپارچه سازی مدیریت و فناوری، لازم است تكنولوژی با تمام سیستمهای سازمانی هماهنگ شود. در چنین فضایی از مدیران الکترونیک انتظار می رود که:
_ مرکز توجه و کانون تمرکز تجارت خود را به روشنی مشخص سازند. مدیران الکترونیک موفق در جهت ایجاد الگویی گام برمی دارند که بتوان به واسطه آن، ایده ها را به درآمد و سود تبدیل کرد. آنها باید استراتژی منسجمی را ترسیم نمایند که تمام بخشها و اهداف شرکت را یکپارچه سازد. در شرایط عصر حاضر، کانون توجه تجارت الکترونیک بیشتر بر مشتری و ارتباط با او متمرکز است تا بر تولیدات و فرآیندهای درونی سازمان. در نتیجه مدیران باید در اتخاذ تصمیمات، شجاعت زیادی نشان دهند و به منظور بقا و رشد شرکت در صورت لزوم تغییرات لازم را به سرعت اعمال نمایند.
_ در جهت جذب و حفظ کارکنان با استعداد تلاش نمایند. تجارت الکترونیک درصدد جذب، استفاده و حفظ نیروی کار کمتر اما بهتر و مناسبتر است، لذا مدیران باید برنامه هایی را در جهت تکریم کارکنان، شناسایی استعدادها و مهارتها و برآورده ساختن انتظارات آنها اعمال نمایند.
_ فرهنگ کاری مناسب در جهت عملکرد بهتر را تقویت نمایند. فرهنگ کار الکترونیک باید منجر به بهبود عملکرد سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی شود. همکاری، کار گروهی و ارزشها و هنجارهای مشترک در موفقیت تجارت الکترونیک بسیار اهمیت دارد.
_ سازمانی شبکه ای و هوشمند ایجاد نمایند. مدیران الکترونیک باید اتحاد و ادغام خارجی را ترویج و تصمیم گیری را توزیع نمایند. علاوه بر این در فضایی تعاملی از ابداعات و فرصتهای بازار، مشتریان و کارکنان استفاده کنند.
_ توسعه و توزیع دانش را ترویج و یادگیری سازمانی را تشویق کنند. مدیران الکترونیک باید به منظور دستیابی به فرصتهای بازار؛ ابتکار، خلاقیت و یادگیری را مورد تشویق قرار دهند و فضای لازم برای توسعه مهارتهای آموزش و رشد و بالندگی کارکنان را فراهم سازند(والکر، 2000).
شرایط لازم برای مدیریت الکترونیک
هر مدیر خوبی می تواند یك مدیر الكترونیكی خوب نیز باشد. البته برای تبدیل شدن به یك مدیر الكترونیكی موفق شرایط و ویژگیهای لازم است كه در زیر به ده مورد از بهترین این شرایط اشاره می شود:
-1 سرعت: در جهان امروز، سریع بودن بسیار مهم تر از بزرگ بودن شده است. كوتاه شدن دوره عمر محصولات و خدمات، رشد سریع بازارها، تغییرات فزاینده تكنولوژی، تغییرات روز افزون انتظارات و سلیقه مشتریان و مصرف كنندگان و .... منجر به كوتاه شدن تاریخ مصرف تصمیمات مدیران شده است. برای افزایش سرعت تصمیم گیری، لازم است از تكنولوژی مبتنی بر اینترنت كمك بگیرید. فراموش نكنید كه بوروكراسی قاتل سرعت تصمیم گیری شماست ، آنرا كنترل و مهار كنید.
-2 كاركنان خوب: منابع انسانی مهمترین ورودی های سازمان هستند. سازمانهای امروزی به نیروهای كمتر اما با كیفیت تر نیازمندند. كاركنانی با استعداد، مهارتها و نگرشهای تازه در خصوص كار در خانه نیاز مدیران امروز است. لازم است شركتها در روشهای استخدام و گزینش خود برای جذب كاركنان دانشی تجدید نظر نمایند. همچنین باید روشهای ارزیابی عملكرد نیز مورد بازنگری قرار گیرد.
-3 صداقت: در كسب و كار الكترونیكی به شركاء تامین كنندگان و حتی مشتریان اجازه داده می شود به برخی از اطلاعات و پایگاههای اطلاعاتی آن لاین شركت دسترسی یابند. این امر مستلزم اعتماد و اطمینان است. صداقت، اساس موفقیت و استراتژی كلیدی جذب مشتری است.
-4 مهارتهای همكاری: اینترنت فرصتهای جدیدی را برای همكاری در اختیار تیم ها و شركتها قرار می دهد. همكاری با مشتریان، تامین كنندگان وعرضه كنندگان مواد اولیه، شركاء و رقبای تجاری علیرغم بعد مكان و زمان از طریق اینترنت امكان پذیر میشود. یك مدیر الكترونیكی باید با مزایای همكاری و مشاركت آشنا بوده و با استفاده از برونسپاری، ارزش افروده محصولات و خدمات خود را افزایش دهد.
-5 نظم و انضباط: اینترنت چیزی جز فرآیندها، پروتكل ها و برنامه های استاندارد منظم نیست. شركتها باید وب سایت خود را به گونه ای طراحی كنند كه موجب سردرگمی و گیجی مشتریان نشود. مدیر الكترونیكی نیز باید كلیه مراحل ارتباط با مشتری را بر اساس اصول منظمی سازماندهی كند تا حداكثر بهره وری كسب شود.
-6 ارتباطات قوی: با توجه به سرعت تغییرات و پیچیدگی محیط رقابتی، استراتژیهای ارتباطی یكی از مهمترین استراتژی های هر سازمانی است. ارتباطات نمی تواند در داخل سازمان یا حتی در چارچوب مرزهای یك كشور محدود باشد. مدیر الكترونیكی باید در برقراری ارتباط اصولی و قوی با كلیه مشتریان، تامین كنندگان و سایر شركتهای دیگر نهایت دقت و توجه را مبذول كند.
-7 مهارتهای مدیریت محتوا: اساس و شالوده وب سایت تمام شركتهای الكترونیكی اطلاعات است. متاسفانه بسیاری از مدیران، مدیریت سایت تجاری را نمی دانند و یا نمی توانند یك سایت را به خوبی طراحی و اداره نمایند.
-8 تمركز بر مشتری: در دنیای رقابتی امروز فرصتهای جدیدی برای عمیق تر كردن ارتباطات شركتها با مشتریان ایجاد شده است. تغییر نگرش مدیران از استخدام به نگهداری بالندگی كاركنان ، از تولید محوری به ارائه خدمات و از بازار انبوه به بازارهای سفارشی و منحصر بهفرد گویای این مطلب است. مدیر الكترونیكی باید بیش از توجه به محصول و مدیریت فرآیند، بر مشتری تمركز نماید و این مساله جز با تقویت كانالهای ارتباطی و بهبود استراتژیهای اطلاعاتی، امكان پذیر نیست.
-9 مدیریت دانش: انقلاب ارتباطات، اهمیت مدیریت دانش را افزایش داده است. توسعه پایگاههای داده و گسترش اینترنت به شركتها این امكان را داده تا بتوانند جهانی فعالیت كنند. اما فعالیت جهانی نیاز به كاركنان دانشی دارد كه پیچیدگی و حساسیتهای بیشتری را برای مدیریت و رهبری می طلبد.
-10 رهبری: بسیاری از مدیران بخصوص در اروپا و آسیا، نحوه استفاده از اینترنت را نیاموخته اند، در حالیكه در كسب و كار الكترونیكی مقدار زیادی از وقت مدیر صرف ارتباط از طریق پست الكترونیكی، برقراری ارتباطات آنلاین، به روز نگهداشتن وب سایت و .... می شود. رهبری الكترونیك با شكلهای دیگر رهبری اثر بخش تفاوت ندارد، جز اینكه به دلیل ماهیت رقابتی محیط الكترونیك سازمانها و مشتریان الكترونیك، لازم است سطح بالایی از رهبری تحول گرا اعمال شود. داشتــن نگرش رهبری تحولگرا به مدیر الكتــرونیكی كمك میكند برترس خود از مــواجهه با محیط الكترونیكی غلبه كرده و با سرعت خـود را با تغییرات رقابتی هماهنگ سازد( کارکنان اکونومیست، 2000).
نتیجه گیری
مدیریت نوعی هنر است که در جهان متلاطم و رقابتی امروز، نقش و جایگاه آن اهمیت بیشتری می یابد. چالشهای جهان الکترونیک به قدری پیچیده و بدیع هستند که بدون جهش استراتژیک تمام افراد و عناصر سازمان، امکان مقابله و رویارویی با آنها وجود ندارد. در دنیای متلاطم کنونی سازمانهایی که قادرند بهطور سریع و موثر از فناوری استفاده کرده و الگوهای جدید موجود در اطلاعات مشتریان، رقبا و کارکنان را تشخیص دهند، دارای مزیت رقابتی میشوند. در این بین مدیریت الکترونیک و فرآیند اداره کسب و کارهای دیجیتال نیازمند تامل و تعمق ویژه ای است. هر مدیر خوبی می تواند یك مدیر الكترونیكی خوب نیز باشد. در مدیریت الکترونیک اگرچه نقشها تغییر عمده ای می یابند اما بسیاری از مهارتهای اصلی مدیران همان مهارتهای متداول و سنتی است و تفاوت تنها در فرآیند تعامل با كاركنان، كار و مشتریان واقع می شود.
منابع و ماخذ:
1- Being an e-manager (2006)http://www.flexibility.com
2- Burke, Robert(2004) E-leadership, http://www.metafuture.org/articlesbycolleagues/
3- Economist staff ( November 2000)How to be an e-manager, http://www.cfo.com
4- E-leadership in the world of the web(august 2000) Human Resource Management news, vol 50, Issue 16
5- E-management:A critical success factor for e-business( march 2006) http://emergingtech.ittoolbox.com/pub/E-Management.pdf
6- Raffoni, Melissa(2001)Rethinking E-leadership, http://hbswk.hbs.edu/pubitem.jhtml?
7- Samuelson, Pamela;Varian, Hal R(2002)The new economy and information technology, http://www.sims.berkeley.edu/~hal.
8- Walker, James W(2000) Perspectives E-leadership?Human Resource planning, vol23, no 1
-9 هوشنگ مومنی (1381) مدیریت فناوریهای اطلاعات و ارتباطات، مرکز نشر دانشگاهی، چاپ اول
_ مرجان فیاضی: دانشجوی دکتری مدیریت بازرگانی دانشگاه علامه طباطبایی و مدرس دانشگاه فردوسی
_ _ نسرین نیکزاد: کارشناس دانشکده علوم اداری و اقتصادی دانشگاه فردوسی مشهد و دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی
